Wygrywaj przetargi publiczne w całej Europie

Tak. Jednolity rynek UE i zasady zamówień publicznych opierają się na niedyskryminacji, więc firma z siedzibą w jednym kraju europejskim może zazwyczaj ubiegać się o zamówienia publiczne w innym na takich samych warunkach jak dostawcy lokalni. Prawdziwe bariery mają charakter praktyczny, a nie prawny: inne języki, lokalne przepisy i wiedza o tym, jak dany kraj ocenia oferty. To właśnie tę lukę wypełnia partner transgraniczny.

W większości przypadków nie. Zazwyczaj nie potrzebują Państwo lokalnego podmiotu tylko po to, by złożyć ofertę, choć po wygranej może być wymagana lokalna rejestracja, numer NIP, specyficzne certyfikaty lub plan dostaw w danym kraju. Liczy się wykazanie zamawiającemu, że są Państwo w stanie rzetelnie realizować zamówienia na jego rynku, co można osiągnąć poprzez lokalnych partnerów lub obecność, a niekoniecznie zakładając filię od pierwszego dnia.

Zależy to od sektora, ale kraje nordyckie, Europa Środkowa i Europa Zachodnia należą do najbardziej opłacalnych rynków dla zagranicznych dostawców, ponieważ prowadzą duże, dobrze zorganizowane programy zamówień, które są autentycznie otwarte na konkurencję zewnętrzną. Najlepszym celem jest miejsce, w którym Państwa możliwości spotykają się z realnym, powtarzalnym popytem – warto to przeanalizować przed podjęciem działań. Pomagamy firmom z całej Europy i spoza niej w wyborze odpowiednich rynków do ekspansji.

Zazwyczaj tak. Większość nabywców publicznych wymaga ofert w ich języku narodowym, a nawet tam, gdzie akceptowany jest język angielski, oceny dokonują lokalni eksperci, którzy najlepiej reagują na oferty napisane w ich własnym języku i oparte na ich własnych przepisach. Silna oferta transgraniczna jest pisana lokalnie, a nie tłumaczona maszynowo, dzięki czemu brzmi tak, jakby pochodziła od dostawcy, który rozumie dany rynek.

Często tak, ale pod większą liczbą warunków niż w przypadku firm europejskich. Dostawcy z krajów objętych Porozumieniem WTO w sprawie zamówień rządowych (GPA) lub umową handlową z danym krajem zazwyczaj uzyskują dostęp do wielu kontraktów, podczas gdy inni mogą napotkać ograniczenia. Jeśli mają Państwo siedzibę poza Europą i chcą wejść na rynek europejski, pierwszym krokiem jest potwierdzenie kwalifikowalności w konkretnych przetargach, w które Państwo celują.

Kwalifikowalność opiera się zazwyczaj na trzech filarach: statusie prawnym (są Państwo zarejestrowaną firmą bez podstaw do wykluczenia), zdolności finansowej (są Państwo wystarczająco stabilni, aby zrealizować kontrakt) oraz zdolności technicznej (posiadają Państwo doświadczenie, referencje i zasoby wymagane przez zamawiającego). Każdy przetarg określa własne wymagania minimalne, a ich spełnienie jest warunkiem koniecznym, aby oferta została w ogóle poddana ocenie punktowej.

Zależy to od kraju i kontraktu, ale typowe wymagania obejmują rejestrację działalności i rejestrację podatkową, ubezpieczenie oraz certyfikaty branżowe lub standardy jakości, takie jak ISO. Niektóre rynki oczekują również dowodów zgodności w zakresie BHP lub ochrony środowiska. Wczesne zadbanie o te kwestie jest krytyczne, ponieważ brak jednego certyfikatu może wykluczyć zwycięską w innym przypadku ofertę.

JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) to ustandaryzowany formularz oświadczenia własnego, z którym często spotkają się Państwo składając oferty w innym kraju europejskim. Potwierdzają w nim Państwo spełnienie kryteriów kwalifikacji i braku wykluczenia, zamiast przedkładać wszystkie dowody z góry. Pozwala to na szybsze składanie ofert, a zwycięski dostawca dostarcza pełną dokumentację przed podpisaniem umowy. Prawidłowe wypełnienie dokumentu jest kluczowe, ponieważ błędy w tym miejscu mogą unieważnić skądinąd silną ofertę.

Oferty są najczęściej odrzucane z powodu uchybień w zakresie zgodności, a nie słabej jakości: niedotrzymania terminu, braku wymaganego dokumentu, pozostawienia bez odpowiedzi obowiązkowego pytania lub niespełnienia minimalnego progu kwalifikowalności. Niektóre kwestie z przeszłości, takie jak poważne naruszenia prawa lub przepisów podatkowych, mogą również całkowicie wykluczyć firmę. Ponieważ tak wiele ofert przepada z powodów technicznych, staranna kontrola zgodności jest jednym z najistotniejszych etapów procesu.

Kontrakty o wyższej wartości są najbardziej otwarte dla oferentów zagranicznych, ponieważ po przekroczeniu określonego progu wartości przetarg musi zostać ogłoszony w całej Europie i przeprowadzony zgodnie z pełniejszymi, bardziej ustandaryzowanymi zasadami gwarantującymi równy dostęp. Poniżej tej wartości przetargi podlegają łagodniejszym przepisom krajowym i są zazwyczaj ogłaszane wyłącznie na portalach krajowych. Wiedza o tym, do której kategorii należy dany przetarg, pozwala określić realne szanse oferenta z innego kraju.

W skrócie: zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu, zainteresowani dostawcy zgłaszają swoje zainteresowanie i otrzymują dokumenty, a następnie składają pisemną ofertę w wyznaczonym terminie. Zamawiający punktuje każdą zgodną ofertę według opublikowanych kryteriów, udziela zamówienia dostawcy z najwyższą punktacją i utrzymuje krótki okres zawieszenia przed podpisaniem umowy. Cały proces jest udokumentowany i regulowany zasadami, dlatego właśnie przygotowanie wygrywa z improwizacją.

PQQ, zwany również kwestionariuszem kwalifikacyjnym, to pierwszy etap, który filtruje dostawców pod kątem zdolności, doświadczenia i sytuacji finansowej, zanim zostaną zaproszeni do składania ofert. ITT (Zaproszenie do Składania Ofert) to pełny etap składania ofert, na którym dostawcy z krótkiej listy przedstawiają swoją szczegółową, punktowaną propozycję. Nie każdy przetarg ma etap PQQ, ale tam, gdzie istnieje, muszą Państwo go przejść, zanim Państwa właściwa oferta zostanie w ogóle przeczytana.

Większość przetargów publicznych jest udzielana na podstawie „najkorzystniejszej ekonomicznie oferty”, która łączy cenę z czynnikami jakościowymi, takimi jak podejście techniczne, doświadczenie, jakość usług, a coraz częściej wartość społeczna i środowiskowa. Każde kryterium ma opublikowaną wagę, a oceniający punktują Państwa pisemne odpowiedzi zgodnie z nimi. Dlatego dobrze uzasadniona, dobrze udokumentowana oferta regularnie pokonuje tańszą, ale słabszą.

Od publikacji do podpisania umowy, formalny przetarg europejski trwa zazwyczaj od około jednego do trzech miesięcy, a większe lub wieloetapowe przetargi mogą trwać dłużej. Często mają Państwo tylko kilka tygodni na przygotowanie i złożenie samej oferty. Ponieważ okno czasowe jest krótkie, dostawcy, którzy wygrywają, to zazwyczaj ci, którzy są gotowi działać szybko i zdecydowanie, gdy pojawi się odpowiedni przetarg.

Jeśli Państwo przegrają, mają Państwo prawo do informacji zwrotnej: zamawiający musi poinformować Państwa o Państwa punktacji i powodach, dla których nie zostali Państwo wybrani, co stanowi cenną informację na potrzeby kolejnej oferty. W krótkim okresie zawieszenia po udzieleniu zamówienia mogą Państwo również formalnie zakwestionować decyzję, jeśli uważają Państwo, że proces był niesprawiedliwy lub naruszono zasady. Nawet przegrana oferta jest użyteczna, ponieważ informacja zwrotna poprawia wszystko, co Państwo złożą następnym razem.

Zwycięska oferta odpowiada dokładnie na to, o co pytają kryteria oceny, w języku zamawiającego, z konkretnymi dowodami, a nie ogólnikowymi twierdzeniami. Jest ona skonstruowana wokół sposobu punktacji, spełnia wszystkie wymagania i jasno pokazuje, że rozumieją Państwo potrzeby zamawiającego i mogą Państwo zrealizować zamówienie z niskim ryzykiem. Większość przegrywających ofert nie pochodzi od złych firm; to dobre firmy, które odpowiedziały na niewłaściwe pytania lub pominęły dowody.

Kryterium Oceny Ofert (Kryterium Najkorzystniejszej Ekonomicznie Oferty) jest standardową podstawą udzielania zamówień publicznych w Europie, gdzie zwycięzca jest wybierany na podstawie najlepszej równowagi ceny i jakości, a nie tylko najniższej ceny. Jakość może obejmować metodę techniczną, doświadczenie, poziom usług, zrównoważony rozwój i wartość społeczną, z których każda ma swoją wagę. Ma to znaczenie, ponieważ oznacza, że mocna, dobrze napisana oferta może wygrać, nawet jeśli nie jest najtańsza.

Wartość społeczna to szersza korzyść, jaką Państwa kontrakt przynosi poza podstawową usługą, taka jak lokalne miejsca pracy, szkolenia, poprawa środowiska czy wpływ na społeczność, i jest to obecnie punktowana część wielu europejskich przetargów. Ponieważ może ona mieć znaczącą wagę, ignorowanie jej oznacza utratę łatwych punktów. Wiarygodna, konkretna oferta wartości społecznej, powiązana z kontraktem, często stanowi różnicę między wygraną a zajęciem drugiego miejsca.

Najczęstsze błędy są możliwe do uniknięcia: przegapienie terminu, pominięcie obowiązkowego dokumentu, pisanie ogólnikowych odpowiedzi ignorujących kryteria punktacji, brak dostarczenia dowodów i niedoszacowanie wysiłku, jaki wymaga konkurencyjna oferta. Błędy w cenie i słabe odpowiedzi dotyczące ryzyka również kosztują kontrakty. Prawie wszystkie z nich wynikają z przygotowania i procesu, dlatego zdyscyplinowane podejście wygrywa znacznie częściej niż improwizacja na ostatnią chwilę.

Mogą Państwo napisać ją samodzielnie, ale profesjonalny autor ofert zwiększa Państwa szanse, wiedząc, jak oceniający punktują, jak strukturyzować odpowiedzi i jak przekształcić Państwa mocne strony w dowody, które zdobywają punkty. Jest to najbardziej opłacalne w przypadku przetargów o wysokiej wartości lub nieznanych, a zwłaszcza podczas składania ofert w kraju, którego zasad i języka nie znają Państwo dobrze. Właściwe pytanie brzmi nie tylko „czy mogę to napisać”, ale „jakie są moje realne szanse i jak je zwiększyć”.

TenderEurope pomaga firmom wygrywać przetargi publiczne na rynkach w całej Europie i współpracuje z klientami z całego świata. Dzięki sieci lokalnych specjalistów ds. zamówień publicznych wspieramy cały proces: od znalezienia odpowiednich przetargów, przez zapewnienie zgodności i rejestracji, po przygotowywanie ofert zgodnie z lokalnymi kryteriami oceny i wspieranie negocjacji aż do podpisania umowy. Krótko mówiąc, sprawiamy, że transgraniczne przetargi publiczne stają się możliwe do wygrania dla firm, które nie poradziłyby sobie z nimi samodzielnie.

Opowiadają nam Państwo o przetargu, który rozważają, a my w 30 minut przedstawiamy szczerą ocenę: Państwa realne szanse na wygraną, jasną rekomendację o kontynuacji lub rezygnacji oraz główne luki w Państwa podejściu. Nie ma żadnych zobowiązań ani natarczywej sprzedaży. Celem jest umożliwienie Państwu podjęcia świadomej decyzji przed zainwestowaniem czasu lub pieniędzy w ofertę.

Nie, a każdy, kto gwarantuje wygraną, nie jest z Państwem szczery, ponieważ ostateczną decyzję podejmuje zamawiający. My natomiast oferujemy Państwu szczerą rekomendację o kontynuacji lub rezygnacji z góry i wspieramy tylko te oferty, które mają realną szansę na sukces, dzięki czemu Państwa wysiłek idzie w kierunku, który może się opłacić. Nasza wartość polega na znaczącym zwiększaniu Państwa szans i odciąganiu Państwa od ofert, których nie da się wygrać.

Koszt zależy od zakresu: pojedyncza oferta, bieżące wsparcie na kilku rynkach lub pełny program wejścia na rynek są wyceniane inaczej. Cenę ustalamy z Państwem z góry, po bezpłatnej rozmowie strategicznej, aby uniknąć niespodzianek. Ponieważ pojedynczy kontrakt publiczny jest często wart sześciocyfrowe lub siedmiocyfrowe kwoty, dobrze ukierunkowane wsparcie przetargowe zazwyczaj wielokrotnie się zwraca.

Tak. Wszystkie informacje, które nam Państwo udostępniają na temat swojej firmy i przetargów, w których Państwo uczestniczą, są traktowane jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu wsparcia Państwa w składaniu ofert. Ostrożne obchodzenie się z wrażliwymi informacjami handlowymi jest podstawową częścią naszej pracy i chętnie sformalizujemy to w umowie o zachowaniu poufności, jeśli zajdzie taka potrzeba.